Vokus

Privacy Beleid

Inhoud

Inleiding

Vokus is een ICT dienstverlener op zowel de zakelijke markt. Hier wordt er door Vokus verschillende zaken aangeboden; internet, software en telefonie. Wanneer uw gebruik maakt van deze diensten worden uw gegevens verwerkt in ons systeem. De reden dat deze gegevens verwerkt worden is nodig om uw dienst goed te kunnen laten functioneren.

Het KvK nummer van Vokus is: 84965258. U kan contact met ons opnemen via het mailadres info@vokus-ict.nl of telefoonnummer +31 (0)85 079 4300. Dit document dient ten allen tijden aangepast te kunnen worden door Vokus. Het document wordt periodiek bijgewerkt.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt Vokus?

Hier wordt er toegelicht in welke diensten Vokus welke persoonsgegevens verwerkt. Door het gebruik van tabellen geven we u een duidelijk overzicht. In de verschillende kolommen staat informatie. De kolommen beteken het volgende:

  1. Type gegevens: welk(e) soort persoonsgegeven(s) worden er verwerkt.
  2. Bewaartermijnen: hoe lang bewaart Vokus de gegevens
  3. Verantwoordelijke: wie is er verantwoordelijk voor de gegevens. Door wie worden de gegevens gegenereerd.
  4. Grond van verwerking: waarom deze gegevens worden gebruikt.

 

2.1 Algemeen

De volgende gegevens zijn standaard van toepassing wanneer u als organisatie of persoon een dienstverlening of product afneemt bij Vokus. Type gegevens

Bewaartermijnen

Verantwoordelijke

Grond van verwerking

Naam, bedrijfsnaam, telefoon nummer, emailadres, post / woon adres en website

Gedurende de hele dienstverlening

Vokus

Uitvoering overeenkomst

Verkeersinformatie – Email, telefonie en internet verkeer

Gedurende de hele dienstverlening Minimaal 6 maanden (aftap verplichting)

Vokus

Wettelijke verplichting

Informatie die gegeven wordt door organisatie of persoon

Gedurende de hele dienstverlening

Vokus

Uitvoering overeenkomst

 

2.2 Website

Onderstaande gegevens zijn van toepassing bij bezoek van de website van Vokus. Type gegevens

Bewaartermijnen

Verantwoordelijke

Grond van verwerking

Contact formulier

1 jaar

Vokus

Uitvoering overeenkomst

2.3 Antivirus

Onderstaande gegevens zijn van toepassing bij het gebruik van het antivirus pakket van Vokus. Type gegevens

Bewaartermijnen

Verantwoordelijke

Grond van verwerking

Publiek IP-adres, privé IP adres, MAC adres en apparaat naam, gebruikersnaam

Gedurende de hele dienstverlening

U als persoon of organisatie en wij als organisatie

Uitvoering overeenkomst

2.4 RMM

Onderstaande gegevens zijn van toepassing bij het gebruik van het RMM pakket van Vokus. Type gegevens

Bewaartermijnen

Verantwoordelijke

Grond van verwerking

Publiek IP-adres, privé IP adres, MAC adres en apparaat naam, Gebruikersnaam

Gedurende de hele dienstverlening

U als persoon of organisatie en wij als organisatie

Uitvoering overeenkomst

2.5 Internet

Onderstaande gegevens zijn van toepassing bij het gebruik van een Vokus geleverde internet verbinding. Type gegevens

Bewaartermijnen

Verantwoordelijke

Grond van verwerking

ServiceID verbinding, LineID en publiek IP-Adres

Gedurende de hele dienstverlening

U als persoon of organisatie

Uitvoering overeenkomst

Privé IP adres(sen) en apparaat naam/namen

Gedurende de hele dienstverlening

U als persoon of organisatie

Uitvoering overeenkomst

2.6 Wi-Fi

Onderstaande gegevens zijn van toepassing bij het afnemen van de Vokus Wi-Fi producten.

Type gegevens

Bewaartermijnen

Verantwoordelijke

Grond van verwerking

Privé IP-adres, publiek IP-adres, apparaat naam

6 maanden

U als persoon of organisatie en wij als organisatie

Uitvoering overeenkomst

Onderstaand is van toepassing wanneer de organisatie of persoon een publiek Wi-Fi netwerk heeft

Privé IP-adres, publiek IP-adres, apparaat naam

6 maanden

U als persoon of organisatie en wij als organisatie

Uitvoering overeenkomst en taak van algemeen belang. Bij vermoeden van misbruik of onnodig veel data verkeer generen. Kan er door Vokus onderzoek gedaan worden naar dit data verkeer.

2.7 VoIP / Telefonie

Onderstaande gegevens zijn van toepassing bij het afnemen VoIP welke geleverd zijn door Vokus. Type gegevens

Bewaartermijnen

Verantwoordelijke

Grond van verwerking

Privé IP-adres, MAC adres, en apparaat naam

Gedurende de hele dienstverlening

U als persoon of organisatie en wij als organisatie

Uitvoering overeenkomst

Uw naam en de telefoonnummers van u contacten

Gedurende de hele dienstverlening

U als persoon of organisatie en wij als organisatie

Uitvoering overeenkomst

2.8 Microsoft 365

Onderstaande gegevens zijn van toepassing bij het afnemen van cloud diensten via Microsoft Office 365 via Vokus. Type gegevens

Bewaartermijnen

Verantwoordelijke

Grond van verwerking

Abonnement gegevens, naam en mailadres

Gedurende de hele dienstverlening

U als persoon of organisatie en wij als organisatie

Uitvoering overeenkomst

2.9 Password manager

Onderstaande gegevens zijn van toepassing bij het afnemen van cloud dienst passwordmanager via Vokus. Type gegevens

Bewaartermijnen

Verantwoordelijke

Grond van verwerking

Abonnement gegevens, naam en mailadres

Gedurende de hele dienstverlening

U als persoon of organisatie en wij als organisatie

Uitvoering overeenkomst

2.10 Backup

Onderstaande gegevens zijn van toepassing bij het afnemen van cloud dienst Keeper via Vokus. Type gegevens

Bewaartermijnen

Verantwoordelijke

Grond van verwerking

Abonnement gegevens, naam, data

Gedurende de hele dienstverlening

U als persoon of organisatie en wij als organisatie

Uitvoering overeenkomst

3. Met wie worden deze persoonsgegevens gedeeld?

Het delen van persoonsgegevens is soms nodig om bepaalde diensten of producten werkbaar te maken en te houden. Veel van de diensten of producten lopen met leveranciers van Vokus. Zij zijn onderdeel in leveren van deze dienst of product aan u.

Het delen van de persoonsgegevens gaat uiterst zorgvuldig. Door samen met de leverancier contractuele afspraken aan te gaan zorgt Vokus ervoor dat alleen het noodzakelijke gedeeld wordt. Het kan natuurlijk voorkomen dat een leverancier niet in een de Europese Unie is gevestigd. Wanneer hiervan spraken is zullen dezelfde afspraken worden gemaakt met deze organisatie als een organisatie dat zich wel in de Europese Unie bevindt.

Er zijn situaties waarin het noodzakelijk is om uw persoonsgegevens met derde te delen wanneer dit van te voren niet is overeengekomen. Een voorbeeld hiervan het delen met autoriteiten zoals de Politie. Dit kan zijn wanneer het om een strafrechtelijke onderzoek gaat.

3.1         Sub-verwerkers

In de onderstaande tabel is te vinden met welke sub-verwerkers wij werken, met deze organisatie worden uw gegevens gedeeld wanneer u gebruik maakt van deze dienst of product.

Product of dienst

Sub-verwerkers

De website: Vokus-ict.nl

Hosting partij: vimexx.nl

Antivirus: Webroot, ESET, Crowdstrike

Leverancier: Contec BV, DSD Europe, Pax8

Ontwikkelaar: Webroot Inc., ESET, Crowdstrike

Internet

Leverancier: RoutIT BV

Leverancier: Destiny

Leveracnier: BusinessCom

Netwerkapparatuur

Leverancier: Zyxel

Leverancier: XpertData

Leverancier: BusinessCom

Software: Nebula

Software en leverancier: Ubiquiti

Software: VigorACS

Software en leverancier: TP-Link

VoIP en Mobiel

Leverancier: RoutIT BV

Leverancier: Destiny

Leveranciers: BusinessCom en ClearVox

Microsoft 365

Leverancier: Microsoft

Hosting

Leveranciers: vimexx.nl, Google, Microsoft, AllCloud en Pax8

CRM

Leveranciers: Exact en Datto

Backup

Leverancier: Datto, Acronis, Redstor en Veeam

RMM software

Leverancier: Datto

Certificaten

Leverancier: Xolphin

Printen

Leverancier: Pax8

Ontwikkelaar: Printix

Handtekening

Leverancier: Pax8

Ontwikkelaar: Exclaimer

 

4. Welke rechten heeft u als persoon of organisatie?

Als persoon of organisatie heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te verwijderen en te corrigeren. Daarbij het u ook het recht om u toestemming in te trekken of bezwaar te maken tegen het verwerken van u persoonsgegevens. In de volgende hoofdstukken staan deze rechten verder toegelicht. Wanneer u gebruik wilt gaan maken van deze rechten. Hebben de volgende gegevens nodig: uw volledige naam en eventuele naam van de organisatie, uw adres, een kopie van u geldige legitimatie bewijs. Soms is nodig om nog meer informatie van u te ontvangen. Wanneer dit het geval is zal er contact met u worden opgenomen.

4.1 Inzage

Door een verzoek bij ons in te dienen zoals in het inleidende gedeelte van hoofdstuk 4 beschreven staat kan u bij ons de gegevens op vragen. De gegevens zal Vokus verzamelen en dit in bruikbaar bestand bij u aanleveren.

4.2 Correctie

Wanneer en onjuiste gegevens zijn verwerkt kan u dit ons laten weten door contact met ons op te nemen. Hierbij moet u expliciet en duidelijk vermelden welke gegevens niet juist niet verwerkt en hoe dit gecorrigeerd dient te worden.

4.3 Verwijdering

Wanneer u wilt dat uw gegevens verwijderd worden, dient u dit bij ons te melden. Dit kan zijn wanneer u geen gebruik meer wilt maken van onze dienstverlening of een bijzonder bezwaar heeft tegen de overeenkomst. Deze bezwaren willen wij graag dan van u ontvangen in mail met een duidelijke toelichting. Wanneer u bij ons de dienstverlening wilt beëindigen dient dit ook schriftelijk te melden via de email.

4.4 Klacht indienen

Wanneer u klachten heeft hoe Vokus met u privacy gegevens zien wij graag dat u eerst met ons contact opneemt. Op deze manier kunnen we samen het probleem oplossen. Verder kan u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan u doen via de website van deze organisatie https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap

5. Het beveiligen van uw persoonsgegevens

Als IT partij staat beveiliging voorop. Het beveiligen van onze klanten als ons zelf doen we zorgvuldig. Door het gebruik van sterke wachtwoorden en antivirus software zijn onze systemen beveiligd. Verder zorgen doorgaans voor dat alle systemen worden bijgewerkt van de nieuwste software versie. Wanneer u als persoon of organisatie vragen of opmerkingen heeft wat betreft onze beveiliging. Neem dan gerust contact met ons op.

6. Cookies

Onze website https://vokus-ict.nl/ maakt gebruik van 2 soorten cookies. De eerste is de Google Analytics cookie en de andere is de Google reCAPTCHA. Beide cookies worden hieronder toegelicht.

6.1 Google Analytics

Het gebruik van Google Analytics geeft inzicht in het verkeer op onze website. Door het anonimiseren van IP adressen wordt er geen persoonlijke data verworven. Hierdoor kunnen we niet zien welke persoon er onze website geweest is maar wel hoeveel personen. De data is dus niet herleidbaar.

6.2 reCAPTCHA

We gebruiken de reCAPTCHA service van Google Inc. (Google) om gegevens te beschermen die verstuurd worden via deze website. Die functie controleert of een bericht wel door een persoon wordt verstuurd, om zo te voorkomen dat ‘spam bots’ bijvoorbeeld automatisch berichten sturen of commentaren achterlaten. Hierbij worden het IP adres van een bezoeker en mogelijk ook andere data verstuurd om Google reCAPTCHA te laten werken. De inhoud van een bericht wordt hiervoor verstuurd naar en verwerkt door Google. Het IP adres wordt hierbij afgekort en daardoor anoniem gemaakt in landen die deel uitmaken van de EU en staten die deelnemen aan het verdrag voor het Europese economische gebied. In uitzonderingsgevallen wordt een IP adres volledig doorgegeven aan een Google server in de Verenigde Staten en daar afgekort. Namens de bezitter van deze website gebruikt Google deze gegevens om je gebruik van deze dienst te evalueren. Het IP adres dat reCAPTCHA doorgeeft, wordt niet samengevoegd met andere data van Google. Op het verzamelen van deze gegevens zijn Google’s regels voor gegevensbescherming van toepassing. Meer informatie over Google’s privacy beleid vind je op deze pagina: https://policies.google.com/privacy?hl=nl Door reCAPTCHA te gebruiken ga je ermee akkoord dat Google gegevens over jou verwerkt op de manier en voor het doel zoals hierboven beschreven.

6.3 Leadinfo

Onze website https://vokus-ict.nl maakt gebruik van leadgeneratieservice van Leadinfo B.V., Rotterdam, Nederland. De tool herkent bedrijfsbezoeken op onze website op basis van IP-adressen en toont ons openbaar beschikbare informatie, zoals bedrijfsnamen of adressen. Bovendien plaatst Leadinfo twee first-party cookies, om het gebruikersgedrag op onze website te evalueren en verwerkt de tool domeinen uit formulierinvoeringen (bijv. “Leadinfo.com”) om IP-adressen met bedrijven te correleren en diensten te verbeteren. Meer informatie is beschikbaar op www.leadinfo.com. Op deze pagina: https://www.leadinfo.com/en/opt-out heb je een opt- out-optie. Bij een opt-out worden uw gegevens niet langer door Leadinfo geregistreerd.

Mattias

HBO-ICT Cyber Security & Cloud stagiair

Deze 23-jarige student aan de Hogeschool Utrecht heeft niet alleen een druk academisch leven, maar jongleert ook met een ‘spannende’ stageopdracht bij Vokus én een interessante baan als Apple-reparateur.

Mattias Ruiter is een jonge en ambitieuze student aan de Hogeschool Utrecht, waar hij HBO-ICT Cyber Security & Cloud studeert.

Everything Apple

Maarrr, zijn intellectuele avonturen beperken zich niet tot de schoolbanken. Hij werkt ook als Apple-reparateur, waar hij iPhones, iPads en Macs onder de loep neemt en weer tot leven brengt. Dat is zeker geen gemakkelijke taak, maar Mattias heeft er duidelijk een passie voor. En superhandig voor ons natuurlijk :).

‘Werken zul je!’

Mattias maakt momenteel deel uit van het Vokus-team voor zijn stageopdracht. Zijn eerste indruk? ‘‘Een gezellig team dat van doorwerken houdt, maar ook altijd tijd heeft voor een lach. De echte droge mannenhumor bewaren we uiteraard wel voor de momenten als Anne Rosa even een bakkie aan ‘t halen is en Romy en Merel niet op kantoor zijn;). Een perfecte omgeving om te groeien en leren voor mij!’’

Merel

Contentmaker en designer

Merel is één van de creatieve geesten achter de social media creaties van Vokus. Ze gaat ‘al een tijdje mee’ met de mannen: twee jaar geleden ontwikkelde zij namelijk de look and feel zoals het logo, de kleuren en een passende bedrijfsnaam. “Dit was ontzettend uitdagend en mooi om te doen. Vooral ‘het gesprekje’ voeren met de mannen over hun ‘Waarom’ staat hen het meeste bij. Daar grinnik ik vandaag de dag om, hoeveel indruk zoiets maakt!” 

Funny Facts

Tech-blooper?
“Heb je even?! Thee smijten over m’n toetsenbord, een telefoon die uit m’n handen glipt in de wc-pot of wachtwoorden kwijtraken…”

Favo gadget?
“Mijn tekentablet met pen. Daarmee werk ik mijn schetsen en tekeningen uit, zoals een logo in het programma Illustrator. Sorry voor het designer-jargon, in andere woorden: een geweldig programma om tekeningen en schetsen ‘in het echte leven’ te digitaliseren. Is dit nog steeds jargon?”

Romy

Contentmaker en marketingbaas

Romy is de andere creatieve geest achter de social media creaties van Vokus. Ze kent de mannen van toen zij nog geen eigen kantoor hadden, maar een flexplek huurden. Romy werkte destijds in hetzelfde pand. Na het eerste gesprek werd direct duidelijk: Martijn en Harro zijn goed in de dingen waar Romy niks mee te maken wil hebben en andersom. Een samenwerking was dus snel geboren.

Funny Facts

Tech-blooper?
“Haha nou daar waren Harro en Martijn zelf bij. Dat was in de tijd dat we samen in hetzelfde pand flexplekken huurden. Ik besloot een halve liter groene thee over mijn Macbook te gieten. Dat was echt super. Gelukkig schoten de mannen meteen te hulp. De laptop werd door zijn verdrinking wel wat trager maar na een goede opschoonbeurt door Harro, loopt ‘ie weer als een zonnetje.”

Favo gadget?
“Denk toch wel m’n drone. Dit klinkt misschien wat dramatisch, maar de eerste keer dat ik hem liet opstijgen en met zonsondergang boven ‘t Wolderwijd vloog om het schitterende uitzicht vast te leggen, had ik serieus de tranen in mijn ogen. Zulke mooie beelden had ik nog nooit gemaakt! Video’s en foto’s gemaakt vanuit de lucht voegen voor mij altijd wat extra’s toe. Een ander perspectief en een meer ‘vrij gevoel’. Daarnaast is het altijd tof om naar nieuwe plekken te rijden en de buurt te verkennen vanuit de lucht. Echt een cool ding!”

Anne Rosa

Office Manager

Deze sprankelende dame ‘uut Elspeet’ is een top toevoeging aan ons team. Benieuwd naar wat ze doet? En hoe je haar écht vrolijk kunt maken? Hieronder maak je kennis met Anne Rosa! 👇

Mijn loopbaan begon in de zorg, waar ik terechtkwam na – jawel – een zorgopleiding te hebben gevolgd. Ik vervolgde mijn carrière in de modewereld. Heel wat anders maar ook erg leuk. Hier had ik 7 geweldige jaren waarin voornamelijk vrouwen mij omringden binnen m’n werk. En nu, wéér een ‘kleine’ switch waarin ik aan mijn eigen avontuur mag bouwen als Virtual Assistent. Met als hoofddoel: dienstbaar zijn en helpen daar waar de ondernemer zelf continu tegenaanloopt. Geweldig!

Binnen Vokus werk ik onder de functienaam Office Manager. Zo iemand die lekker veel mag regelen en ontzorgen zodat de mannen hier op ‘t honk zich kunnen focussen op waar zij het best in zijn. Top zo! Ik focus me vooral op de administratie. Waar anderen hier met gierende banden voor wegscheuren, vind ik dat heerlijk om te doen. En in het weekend? Dan houd ik het vooral een bourgondische leefstijl op na; lekker eten met een goed glas wijn samen met vrienden en familie.”

Harro

Mede-eigenaar

Effe kennismaken met… mede-eigenaar Harro! Harro wie? Harro van de Weetering. En weten dat doet ‘ie. Tenminste, als het om ICT-gerelateerde zaken gaat. Harro is 25 lentes jong en woont in Voorthuizen. Voordat hij met compagnon Martijn Vokus startte, werkte hij als fulltime systeembeheerder.

En naast dat ‘ie daar druk genoeg mee was, trok de enthousiaste Voorthuizenaar de stoute schoenen aan: hij koos voor het ondernemerschap. Waarom? ‘‘Ik voelde dat er meer in me zat. Houd van uitdagingen en vind het geweldig om meerdere klanten te kunnen helpen. Ben gek op mensen, de afwisseling en mensen helpen bij zaken die zij complex vinden of waar ze hoofdpijn van krijgen. En dat alles, doe ik het liefst samen met mijn maat en partner Martijn. Heel vet om te zien hoe we in korte tijd onze klantenkring zo hebben kunnen uitbreiden.’’

Gelukkig is er – meestal – genoeg ruimte voor plezier en vrije tijd. ‘‘Als ik niet bij vrienden ben, dan maak ik het liefst meters op de motor. Het liefst in het buitenland. Dan neem ik m’n tent mee die ik uitstal op mooie plekken of soms ergens langs de weg. Even weg van werk en alles wat met technologie te maken heeft. Heerlijk. Echt leven, noem ik dat.”

Martijn

Mede-eigenaar

Vraag je in Horst naar ‘Martijn Bouw’, dan weet (bijna) iedereen het je – met een glimlach – te vertellen. Menig Horstenaar en Ermeloër kent Martijn wel. Hij is geboren en getogen in het Veluwse dorp en heeft de deuren platgelopen bij Ermelose huishoudens met techniek-error. 

Martijn draait zijn hand niet om voor extra werkuurtjes in de avonden of op een zaterdag. Maar naast hard werken, hoort ook hard rusten. Zo bezocht Martijn zijn broer in Mexico en met de voorjaarsvakanties boekt hij het liefst een skivakantie in de Oostenrijkse bergen. 

Waar zijn compagnon Harro het liefst motor rijdt en MotoGP bingt, klopt Martijn’s hart sneller van Formule 1 en mooie wagens rijden. “Met mijn vader heb ik een Volkswagen Buggy uit 1960. In de zomer vind ik het heerlijk om ermee te toeren!”

Meer weten over Martijn? Lees dan hier het interview óf volg hem op één van de social media kanalen door te klikken op de onderstaande icons.